一、會(huì)務(wù)的組織工作
（一）會(huì)議的基本概念
1．會(huì)議的含義及要素
*一是指有組織有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情的集會(huì)、二是指一種經(jīng)常商議并處理重要事務(wù)的常設(shè)機(jī)構(gòu)或組織。
*一類是基本要素
*另一類是其他要素
2．會(huì)議的類型
1) 聯(lián)席會(huì)議2) 總結(jié)、布置工作會(huì)議3) 宣講、報(bào)告類會(huì)議4) 規(guī)定性會(huì)議5) 預(yù)備性會(huì)議6) 表彰、獎(jiǎng)勵(lì)性會(huì)議7) 決策性會(huì)議 8) 小型會(huì)議 9 ) 中型會(huì)議 10）定期會(huì)議和不定期會(huì)議
11）專業(yè)會(huì)議 12）動(dòng)員、誓師會(huì)議 13）慶祝會(huì)、紀(jì)念會(huì) 14）追悼會(huì) 15）普通會(huì)議 16）座談會(huì)議 17）覽會(huì)、展覽會(huì)、商品展銷會(huì) 18）電視電話會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)（視頻）會(huì)議 19）現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議
20）工作會(huì)議 21) 大型、特大型會(huì)議
（二）會(huì)務(wù)工作的特點(diǎn)
1．商業(yè)性
2．服務(wù)性
3．被動(dòng)性
4．事務(wù)性
5．綜合性
6．保密性
7．時(shí)間性
（三）會(huì)務(wù)工作的具體內(nèi)容
會(huì)務(wù)工作包括會(huì)議秘書工作和會(huì)務(wù)行政事務(wù)工作。
1．會(huì)議秘書工作
（1）會(huì)前準(zhǔn)備
——確定會(huì)議是否必要。
——確定會(huì)議的目的。
——準(zhǔn)備會(huì)議流程。
——收集信息。
——會(huì)前將會(huì)議流程傳閱。
——根據(jù)要討論的問題限定與會(huì)人員。
——在正式開會(huì)之際，否有新的信息
（2）會(huì)中控制
——敘述會(huì)議的目的。
——核對(duì)并記錄與會(huì)者。
——根據(jù)會(huì)議流程組織會(huì)議。
——控制討論過程。
——如果討論變得復(fù)雜加以概括。
——堅(jiān)持預(yù)定的時(shí)間，不要拖延。
——在會(huì)議結(jié)束。
——視情況確定下次會(huì)議的議題和時(shí)間。
（3）會(huì)后跟進(jìn)
——會(huì)議記錄。
——根據(jù)會(huì)議，對(duì)執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督和檢查。
2．會(huì)務(wù)行政事務(wù)工作
會(huì)務(wù)工作中除了秘書工作外，
其余的各項(xiàng)事務(wù)，
包括會(huì)場(chǎng)安排、
車輛安排、
接待安排、
住宿安排、
餐飲安排、
娛樂安排、
安保安排、
媒體安排等都屬于行政事務(wù)工作。
3．大中型會(huì)議的會(huì)務(wù)組織
（1）會(huì)務(wù)組織的4個(gè)階段：
——前期籌備階段：
——會(huì)前響應(yīng)階段：
——會(huì)務(wù)保障階段：
——會(huì)務(wù)清理階段：
（2）各階段工作任務(wù)：
第一階段：前期籌備階段工作任務(wù)
主要做以下 3 方面的工作：
——草擬會(huì)議通知并及時(shí)下發(fā)到各受文部門。
——下文通知后。
——會(huì)議前 20 天。
第二階段：
會(huì)前響應(yīng)階段工作任務(wù)
——會(huì)前5天下發(fā)會(huì)議正式通知。
——會(huì)務(wù)材料準(zhǔn)備。
——會(huì)務(wù)組建與成員分工。一
——會(huì)場(chǎng)布置工作。
——吃、住、娛樂安排。
第三階段：會(huì)務(wù)保障階段工作任務(wù)
——報(bào)到接待。
◇ 事先與酒店方協(xié)調(diào)，。
◇ 人員報(bào)到前。
◇ 人員報(bào)到時(shí)，發(fā)放相關(guān)會(huì)議資料，并引導(dǎo)客人入住。
◇ 會(huì)議期間的茶水準(zhǔn)備。
◇ 茶歇期間準(zhǔn)備。
——就餐工作。
——文體與娛樂工作。
第四階段：會(huì)務(wù)清理階段工作任務(wù)
——參會(huì)人員返程前。
——接到入住人員退房通知后。
——撤離酒店前。
——由會(huì)務(wù)總負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)召集會(huì)務(wù)組成員召開一次簡(jiǎn)短的會(huì)務(wù)總結(jié)會(huì)議。

二、會(huì)議接待

1. 會(huì)前準(zhǔn)備
——了解會(huì)議舉辦規(guī)格等；
——檢查燈光、音響、桌椅、空調(diào)是否完好，如有破損，及時(shí)報(bào)修；
——做好會(huì)議室內(nèi)衛(wèi)生工作；
——檢查家具是否干凈、整齊；
——根據(jù)會(huì)議要求桌子變換形式；
——根據(jù)人數(shù)擺放飲品；
——如需要條幅；
——調(diào)試投影設(shè)備；
——會(huì)議桌擺放紙和筆；
——根據(jù)會(huì)議要求擺放簽字桌；
——錄音設(shè)備；
——吸煙區(qū)”的指示牌和煙缸；
——需要屏蔽時(shí)；
——如需要鮮花；
——如需要果盤；
——如需要鋪?zhàn)啦迹?br />——放置姓名牌，應(yīng)提前擺放到指定座位。
2. 會(huì)前及會(huì)議中服務(wù)
——一打開門、燈和空調(diào)；
——打開音響，播放輕音樂；
——準(zhǔn)備好開水；
——水果清洗或切好裝盤，餐巾紙；
——會(huì)議開始前30分鐘；
——簽到、資料發(fā)放；
——續(xù)水15分鐘標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)；
——客人指引吸煙區(qū)、洗手間等；
——填寫會(huì)議使用記錄單；
——會(huì)議中間休息。
3. 會(huì)后整理
——會(huì)議結(jié)束后向客人道別；
——及時(shí)關(guān)閉設(shè)備；
——查看有無客人遺留物品。
（六）座次排列的禮儀

三、會(huì)議室常見布置方式

（一）布置類型
——教室型(課桌型)
——主席臺(tái)U型
——主席臺(tái)方框形和圓形
——自助餐型
（二）會(huì)場(chǎng)座次
——小型會(huì)議
——大型會(huì)議
◇ 主席臺(tái)排座。
其一，主席團(tuán)排座其二，主持人坐席。其三，發(fā)言者席位
◇ 群眾席排座
◇ 其一，自由式擇座。
◇ 其二，按企業(yè)就座。在同一樓層排座時(shí)，
◇ 兩種普遍通行的方式：
五、 高效會(huì)議管理技巧（略）
——時(shí)間成本
——場(chǎng)地成本
——準(zhǔn)備成本
——高效會(huì)議的組織
—— 會(huì)議效率不高的原因及預(yù)防性管理
——會(huì)議的頻率
—— 會(huì)議成本的計(jì)算
—— 高效會(huì)議的八大特征
——必須開會(huì)的 “五個(gè)如果”
——成功會(huì)議的五種策略
——會(huì)議中的溝通與反饋技巧
——主持人的會(huì)議管理技巧
——如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況

四、會(huì)議文書寫作

——會(huì)議通知
——會(huì)議紀(jì)要
——會(huì)議記錄
——邀請(qǐng)函
——請(qǐng)柬
——發(fā)言稿