《高效會(huì)議管理技巧》課程大綱
• 會(huì)議的意義
• 會(huì)議的目的
• 會(huì)議的種類
• 會(huì)議的頻繁
• 會(huì)議成本的計(jì)算
集思廣益圖
會(huì)議的意義
• 會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道
• 會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在
• 會(huì)議是一種群體溝通的方式
會(huì)議的目的
• 開展有效的溝通
• 傳達(dá)資訊
• 監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾
• 達(dá)成協(xié)議與解決問題
• 資源共享
• 開發(fā)創(chuàng)意
• 激勵(lì)士氣
• 鞏固主管地位
達(dá)成協(xié)議與解決問題
會(huì)議的種類
會(huì)議的頻率
會(huì)議成本的計(jì)算
• 會(huì)議的時(shí)間成本
• 直接的會(huì)議成本
• 效率損失成本
第二講 會(huì)議效率不高的原因及解決方案
• 會(huì)議效率不高的原因及預(yù)防性管理
• 高效會(huì)議的八大特征
• 會(huì)議規(guī)范
高效會(huì)議的預(yù)防性管理（二）
5.參會(huì)者要有聽的技能
6.要充分作好準(zhǔn)備工作
7.明確開會(huì)原因及目的
高效會(huì)議的八大特征
• 只有必要時(shí)才召集
• 好好籌劃過
• 擬訂和分發(fā)了議程表
• 遵守時(shí)間
• 一切按部就班
• 請(qǐng)了最有經(jīng)驗(yàn)的和有才能的人出席
• 作出了評(píng)論和歸納
• 記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人
會(huì)議規(guī)范種類
• 時(shí)間安排方面的規(guī)范
• 固定的會(huì)議流程規(guī)范
• 會(huì)議本身要遵守的規(guī)則
固定的會(huì)議流程規(guī)范
會(huì)議本身要遵守的規(guī)則（一）
1.參會(huì)者要將工作安排交給會(huì)議主席
2.超過1小時(shí)的會(huì)議要有書面的通知
3.所有參會(huì)者都要有準(zhǔn)備發(fā)言的心態(tài)
4.會(huì)議要能準(zhǔn)時(shí)開始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束
5.負(fù)責(zé)人對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)主要責(zé)任
會(huì)議本身要遵守的規(guī)則（二）
6.在會(huì)上要維護(hù)別人的尊嚴(yán)
7.要有人提出不同的意見
8.會(huì)后要能拿到書面的記錄
9.參會(huì)者要履行反饋職責(zé)
10.要請(qǐng)第三方監(jiān)控會(huì)議質(zhì)量
第三講 開會(huì)前的準(zhǔn)備工作
• 是否要開會(huì)
• 準(zhǔn)備工作的作用
• 1H5W
• 準(zhǔn)備工作核對(duì)單
• 主持人的準(zhǔn)備工作
準(zhǔn)備工作的作用
• 選擇最恰當(dāng)?shù)倪x擇方式
• 使參會(huì)者能對(duì)討論有清楚的方向可循
• 清楚的告知參會(huì)者應(yīng)有何種行為表現(xiàn)
• 節(jié)省時(shí)間與減少?zèng)_突
會(huì)議準(zhǔn)備的5W1H法
主持人的4個(gè)準(zhǔn)備
設(shè)定溝通目標(biāo)
制訂行動(dòng)計(jì)劃
預(yù)備可能的爭(zhēng)執(zhí)
進(jìn)行SWOT分析
SWOT分析
第四講 成功會(huì)議的五種策略
如何做開場(chǎng)白
• 定義：3~5分鐘的談話，系統(tǒng)、簡(jiǎn)潔及有明確宗旨。
• 內(nèi)容：開會(huì)目的，時(shí)間安排，議事方式，紀(jì)律規(guī)則等。
• 程序：
• 概觀會(huì)議進(jìn)行程序；
• 提供與會(huì)議有關(guān)的資訊；
• 規(guī)范議程；
• 指定會(huì)議記錄者；
• 征求對(duì)議程設(shè)計(jì)的意見。
如何分配發(fā)言時(shí)間
v 主持人的發(fā)言時(shí)間應(yīng)掌握在20%要盡量保證每個(gè)人發(fā)言機(jī)會(huì)均等；盡量開成一種互動(dòng)的會(huì)議氛圍。
如何掌握議事進(jìn)度
• 語言方式
• 非語言方式
如何達(dá)成決議—決策方式
彼德·德魯克決議法：
• 用足夠多的時(shí)間檢視困難所在，并是參會(huì)者達(dá)成共識(shí)
• 列舉或圖示各提案并開始討論
• 客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭(zhēng)
• 估計(jì)各提案之獲益律
• 估計(jì)有無采集更多參考資料的需要
• 征求反對(duì)意見
• 以中立角度檢視正反意見
• 尋求與會(huì)者對(duì)各題案之認(rèn)同
• 對(duì)提案做適當(dāng)?shù)男菡�與妥協(xié)
• 確認(rèn)議事結(jié)果
• 組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位。
4種群體決策
4種團(tuán)隊(duì)決策法
Ø 頭腦風(fēng)暴法
Ø 德爾菲法
Ø 思路轉(zhuǎn)換法
Ø 易地思考法
第五講 會(huì)議中的溝通與反饋技巧
v 會(huì)議中的溝通
v 會(huì)議中的反饋技巧
溝通的漏斗
溝通的定義
溝通金三角
溝通的冰山模式
有效溝通原則
Ø 有明確的溝通目標(biāo)
Ø 有明確的時(shí)間約束
Ø 重視每一個(gè)細(xì)節(jié)
Ø 積極傾聽
Ø 努力達(dá)成目標(biāo)
造成溝通困難的因素
• 缺乏自信，主要因?yàn)橹�識(shí)和信息掌握不夠
• 重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)不足或條理不清
• 不能積極聆聽，有偏見，先入為主，判斷錯(cuò)誤
• 按自己的思路思考，忽略他人的需求
• 失去耐心，造成爭(zhēng)執(zhí)
• 準(zhǔn)備不充分，沒有慎重思考就發(fā)表意見
• 時(shí)間不充分
• 情緒不好
• 語言不通
• 大腦過濾
• 記憶力差
如何建立信任
v 找共同點(diǎn)
v 適當(dāng)展示自己的能力和水平
v 適當(dāng)暴露自己脆弱的地方
v 不必說出所有的真相
會(huì)議中的反饋技巧
批評(píng)三部曲
第六講 主持人的會(huì)議管理技巧
v 傾聽的技巧
v 實(shí)際的說話技巧
傾聽 是暫時(shí)忘掉自我的思想、期待、成見和愿望。全神貫注的理解談話者的內(nèi)容，與他一起去體驗(yàn)，感受整個(gè)過程。這是一種管理技巧，可以通過學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高。
傾聽的禮節(jié)
v 聽聽別人的故事
v 聽聽別人完整的故事
v 先聽聽別人完整的故事
傾聽的技巧
v 點(diǎn)頭且微笑
v 眼神的接觸
v 發(fā)出傾聽的聲音
v 身體向前傾
v 重復(fù)和總結(jié)
v 必要時(shí)做記錄
傾聽的誤區(qū)
v 別人說話時(shí)你在想你自己的事
v 邊聽邊與自己的不同觀點(diǎn)比較
v 經(jīng)常打斷別人的談話
v 為演講者結(jié)束他的演講
v 忽略過程只要結(jié)果
v 僅聽自己想聽或愿聽的東西
v 精力不集中，易被其他東西干擾
表達(dá)感受的兩句話
說話技巧
v 展示
v 探詢
v 評(píng)論
v 建立
v 測(cè)試?yán)斫馇闆r
第七講 如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況
v 與“cicada蟬”相遇
v 與“shark鯊魚”相遇
v 與“donkey驢”相遇
v 遭遇“rabbit tracking兔子般追蹤”
v 與“crab螃蟹（跑題者）”相遇
與“cicada蟬”相遇
v 講故事（和討論的主題無關(guān)）
v 講了很長(zhǎng)才進(jìn)入主題
v 講的太模糊，沒有具體事例
v 拒絕傾聽別人的主要觀點(diǎn)
對(duì)于“cicada蟬”的解決
v 可用話語或非語言的暗示
v 事先提醒關(guān)于會(huì)議的程序和時(shí)間限制
v 用總結(jié)的方式結(jié)束
與“shark鯊魚”相遇
v 有攻擊別人的傾向
v 總是給予消極的、否定的意見
對(duì)付“shark鯊魚”型發(fā)言者的辦法
• 非語言性打斷
• 重申會(huì)議規(guī)范
• 反問法
與“donkey驢”相遇
v 過于敏感
v 防衛(wèi)性很強(qiáng)，心中有面墻
v 不能站在別人的立場(chǎng)看問題
對(duì)付“donkey驢”型發(fā)言者的辦法
Ø 點(diǎn)名發(fā)言
Ø 重復(fù)問題
Ø 突出他的貢獻(xiàn)
遭遇“rabbit tracking兔子般追蹤”
v 質(zhì)疑正在使用的程序
v 總是提議不同的程序或建議
v 解決的方法：
1.肯定他的貢獻(xiàn)
2.重申可以試用現(xiàn)在的程序
與“crab螃蟹（跑題者）”相遇
v 開會(huì)的同時(shí)一并做別的工作
v 私自進(jìn)入小團(tuán)體討論
v 時(shí)常接電話
v 瞌睡
v 其他：以筆敲桌，背對(duì)發(fā)言者，故意看別處等
對(duì)“crab螃蟹”型發(fā)言者的辦法
• 強(qiáng)調(diào)時(shí)間壓力
• 重申會(huì)議規(guī)范
• 帶入別人
• 短暫沉默
第八講 主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任
v 主持人的守則與責(zé)任
v 參會(huì)者的守則與責(zé)任
v 如何處理會(huì)議中的沖突
主持人的守則與責(zé)任
v 營(yíng)造和諧氣氛
v 按照議程進(jìn)行
v 正確討論總結(jié)內(nèi)容
v 引導(dǎo)發(fā)言者解釋使人困惑的發(fā)言
v 幫助參會(huì)者理清不假思索的想法
v 尊重別人，避免會(huì)中意見一邊倒的情況
v 減少與議題無關(guān)的爭(zhēng)辯和討論
v 保證中立態(tài)度
主持人作為矛盾調(diào)停者的失敗表現(xiàn)
v 聽完陳述后，就沒詞了
v 向雙方之一表示贊同
v 阻止對(duì)方宣泄，建議雙方冷靜下來后再談
v 認(rèn)為雙方都有錯(cuò)誤，指出兩者各自存在的問題
v 建議舉行一個(gè)你可能不是主持人的求借方法會(huì)議
v 引導(dǎo)雙方攻擊你
v 縮小問題的嚴(yán)重性
v 換話題
v 當(dāng)雙方爭(zhēng)執(zhí)時(shí)，表達(dá)不愉快的情緒
參會(huì)者的守則和責(zé)任
v 會(huì)前充分準(zhǔn)備
v 會(huì)中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見
v 以解決問題為己任
v 開放的心態(tài)，摒除部門之見
v 盡可能多的獲取信息
v 耐心聆聽，尊重他人的意見
v 勇于發(fā)言，言之有物
v 不隱善揚(yáng)惡，不人身攻擊
v 避免不當(dāng)?shù)闹�體語言
v 會(huì)后總結(jié)
如何處理會(huì)議中的沖突
第九講 會(huì)議記錄
v 會(huì)議記錄者的功能
v 誰能勝任會(huì)議記錄者
v 對(duì)會(huì)議記錄的10大建議
會(huì)議記錄者的功能
v 僅次于主持人
v 記錄及維持議程所設(shè)計(jì)的 順序
v 協(xié)助主持人總結(jié)與歸納
會(huì)議記錄者的才能
v 反應(yīng)快
v 寫字快
v 知識(shí)面廣
v 記憶力特別強(qiáng)
v 組織能力強(qiáng)
v 傾聽能力強(qiáng)
v 總結(jié)能力強(qiáng)
會(huì)議記錄的10大建議
團(tuán)隊(duì)會(huì)議的誤區(qū)
社會(huì)性懈怠
團(tuán)體思維
團(tuán)體極化
第十講 會(huì)后跟進(jìn)
v 作參為者的會(huì)后跟進(jìn)
v 作為主持人的會(huì)后跟進(jìn)
v 自我評(píng)定
v 怎樣提高下次會(huì)議的質(zhì)量
v 關(guān)于習(xí)慣
參會(huì)者會(huì)后跟進(jìn)的內(nèi)容
v 拿到會(huì)議記錄以后要細(xì)讀
v 分析不同參會(huì)者的眾生相
v 考慮自己任務(wù)的完成方法
v 會(huì)議是一項(xiàng)新任務(wù)的開始
主持人的會(huì)后跟進(jìn)
• 請(qǐng)大家填寫會(huì)議評(píng)估表
• 針對(duì)意見做出改進(jìn)措施
• 詢問和聯(lián)絡(luò)缺席的同事
• 制定跟進(jìn)計(jì)劃，負(fù)責(zé)跟進(jìn)
• 如有需要找高層協(xié)助
• 如計(jì)劃進(jìn)行順利，取消下次會(huì)議
• 會(huì)議之后檢討得失
主持人會(huì)后自我評(píng)定問卷（一）
• 在開會(huì)中有沒有人誤解過我的意思？
• 我有沒有在別人談話時(shí)跳到其他話題？
• 有沒有在會(huì)前讓員工了解會(huì)議的內(nèi)容？
• 面對(duì)別人說話的時(shí)候是不是很緊張？
主持人會(huì)后自我評(píng)定問卷（二）
• 是否遇到只有主持人說話而沒人參與？
• 談話結(jié)束后是否確認(rèn)別人明白了你的意思？
• 在分派工作時(shí)大家是否都看著我而不提問
• 總會(huì)把事情的前因后果呈現(xiàn)給別人嗎？
• 是否提前考慮把復(fù)雜的問題用平易近人的方法表達(dá)出來？
• 是否會(huì)在會(huì)議結(jié)束時(shí)問大家還有什么問題嗎
提高下次會(huì)議質(zhì)量
v 只有必要時(shí)才開會(huì)
v 會(huì)前要做準(zhǔn)備
v 事先頒發(fā)議程
v 準(zhǔn)時(shí)開會(huì)準(zhǔn)時(shí)結(jié)束
v 有意識(shí)把握會(huì)議的方向
v 注意力集中在政策和行動(dòng)上
v 會(huì)議記錄應(yīng)闡明最后的結(jié)論
v 會(huì)議成功只有用結(jié)果衡量
v 強(qiáng)調(diào)實(shí)施所有的決定
v 鼓勵(lì)沉默的人發(fā)言，闡明糊涂的觀點(diǎn)，刪除重復(fù)的話題
改變舊時(shí)的習(xí)慣
v 寫下想改變的習(xí)慣
v 寫下你的目標(biāo)
v 列出習(xí)慣帶來的問題
v 列出改變習(xí)慣的好處
v 獎(jiǎng)勵(lì)自己
v 堅(jiān)持21天
v 回顧新的習(xí)慣行為

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